Qué dice el Real Decreto-ley 8/2019 sobre el registro de jornada

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas que tengan trabajadores por cuenta ajena están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral. La norma que establece esta obligación es el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Antes de esta norma, solo las empresas que pactaban horas extraordinarias con sus empleados tenían la obligación de registrar la jornada. A partir del 12 de mayo de 2019, la obligación es universal: afecta a cualquier empresa, sin importar su tamaño ni sector.

¿Qué modificó exactamente el RD-ley 8/2019?

El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, añadiendo un nuevo apartado (el noveno) con el siguiente contenido:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

El texto es claro: no basta con registrar las horas totales trabajadas al día. El registro debe incluir la hora exacta de entrada y la hora exacta de salida de cada empleado.

¿A quién afecta la obligación de registro de jornada?

La obligación afecta a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de:

El tamaño de la empresa: una empresa con un solo empleado tiene la misma obligación que una multinacional.
El tipo de contrato: aplica tanto a contratos indefinidos como temporales, a tiempo completo o a tiempo parcial.
El sector: hostelería, comercio, construcción, sanidad, servicios profesionales, peluquerías, talleres… todos sin excepción.
La modalidad de trabajo: también se aplica a los trabajadores en teletrabajo y trabajo a distancia.

Sí quedan fuera del ámbito del Estatuto de los Trabajadores los autónomos sin empleados a su cargo, aunque en ningún caso se puede usar esta circunstancia para encubrir relaciones laborales reales.

¿Qué debe incluir el registro de jornada?

El artículo 34.9 ET establece que el registro debe incluir "el horario concreto de inicio y finalización de la jornada". A nivel práctico, esto significa que para cada día trabajado y cada empleado debe quedar constancia de:

Nombre y apellidos del trabajador
Fecha
Hora de inicio de la jornada (entrada)
Hora de finalización de la jornada (salida)

La ley no impone un formato concreto: puede ser en papel, en una hoja de cálculo o mediante un sistema digital de fichaje. Lo que importa es que el registro sea fiel a la realidad, esté debidamente organizado y sea accesible.

¿Cómo debe organizarse y conservarse el registro?

El mismo artículo establece tres obligaciones adicionales:

Organización mensual: los registros deben estar ordenados por mes natural y mantenerse actualizados.
Acceso de los trabajadores: la empresa debe garantizar que los trabajadores y sus representantes legales (delegados de personal, comités de empresa) puedan consultar los registros en cualquier momento.
Conservación durante 4 años: los registros deben mantenerse archivados durante cuatro años, y estar disponibles para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si así lo requiere.

Cuatro años es un plazo largo. Para una empresa con diez empleados que trabajan 250 días al año, eso equivale a 10.000 registros diarios. Mantenerlos en papel o en hojas de cálculo dispersas se convierte rápidamente en un problema de gestión.

¿Cómo deben gestionarse las correcciones?

Los errores ocurren: un empleado puede olvidar fichar, o el sistema puede registrar una hora incorrecta. El RD-ley 8/2019 no prohíbe las correcciones, pero estas deben realizarse de forma que quede constancia del cambio. No se puede simplemente borrar o modificar un registro existente sin rastro.

En la práctica, esto significa que un sistema de registro adecuado debe mantener el historial de modificaciones con el motivo de la corrección. Un documento de Word o una hoja de Excel que permite editar libremente no ofrece esta garantía.

¿Qué consecuencias tiene no cumplir el RD-ley 8/2019?

No llevar el registro de jornada, llevarlo de forma incompleta o no tenerlo disponible para la Inspección de Trabajo constituye una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones económicas para este tipo de infracción van de 751 € a 7.500 € por infracción.

Además, la ausencia de registro puede perjudicar a la empresa en caso de litigio laboral, ya que la carga de la prueba sobre las horas trabajadas recaerá sobre el empleador.